cara membuat izin sekolah

Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Terbaik

Surat izin sekolah merupakan dokumen penting yang memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi dan membantu siswa menghindari sanksi atau catatan absen. Membuat surat izin yang baik dan benar menunjukkan tanggung jawab dan penghargaan terhadap peraturan sekolah. Berikut adalah panduan lengkap mengenai cara membuat surat izin sekolah yang efektif, beserta contoh-contoh yang relevan.

1. Memahami Struktur Dasar Surat Izin Sekolah

Struktur surat izin sekolah umumnya terdiri dari beberapa elemen penting yang harus diperhatikan:

• Tanggal Pembuatan Surat: Tulis tanggal surat dibuat di pojok kanan atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah (Tanggal Bulan Tahun). Contoh: 26 Oktober 2023.

• Penerima Surat: Cantumkan nama jabatan penerima surat, biasanya ditujukan kepada Wali Kelas atau Kepala Sekolah. Sertakan nama sekolah dengan lengkap dan alamatnya. Contoh:

  • Yth. Ibu/Bapak Wali Kelas X
  • SMA Negeri 1 Jakarta
  • Jl. Budi Utomo No. 7, Jakarta Pusat

• Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.

• Isi surat: Bagian terpenting yang berisi informasi mengenai:

  • Identitas siswa (nama lengkap, kelas, nomor induk siswa (NIS), jika ada).
  • Alasan ketidakhadiran (jelaskan secara spesifik dan jujur).
  • Tanggal ketidakhadiran (sebutkan tanggal secara jelas).
  • Durasi ketidakhadiran (berapa hari atau jam siswa tidak masuk).

• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”

• Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua/wali siswa, disertai dengan nama lengkap mereka.

2. Langkah-Langkah Detail Membuat Surat Izin Sekolah

Berikut adalah langkah-langkah detail untuk membuat surat izin sekolah yang baik dan benar:

• Persiapan: Siapkan kertas atau buka aplikasi pengolah kata (Microsoft Word, Google Docs) di komputer atau ponsel Anda.

• Penulisan Tanggal: Tulis tanggal pembuatan surat di pojok kanan atas. Pastikan formatnya benar.

• Penulisan Penerima Surat: Tuliskan nama jabatan penerima surat, nama sekolah, dan alamat sekolah. Pastikan informasi ini akurat.

• Penulisan Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.

• Penulisan Isi Surat:

  • Identitas Siswa: Mulailah dengan memperkenalkan diri Anda sebagai siswa yang bersangkutan. Sebutkan nama lengkap, kelas, dan NIS (jika ada). Contoh: “Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Lengkap]siswa kelas X, dengan NIS [Nomor Induk Siswa]”.
  • Alasan Ketidakhadiran: Jelaskan alasan ketidakhadiran secara spesifik dan jujur. Hindari alasan yang terlalu umum atau tidak jelas. Contoh:
    • “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 27 Oktober 2023 karena sakit demam.”
    • “Saya tidak dapat hadir ke sekolah pada tanggal 28 Oktober 2023 karena harus menghadiri acara keluarga di luar kota.”
    • “Saya izin tidak masuk sekolah pada tanggal 29 Oktober 2023 karena mengikuti lomba [Nama Lomba] yang diselenggarakan oleh [Nama Penyelenggara].”
  • Tanggal dan Durasi Ketidakhadiran: Sebutkan tanggal ketidakhadiran secara jelas dan durasi ketidakhadiran (berapa hari atau jam). Contoh: “Ketidakhadiran ini berlangsung selama 1 hari, yaitu pada tanggal 27 Oktober 2023.” atau “Saya tidak dapat mengikuti pelajaran matematika pada jam pertama hari ini, tanggal 26 Oktober 2023, karena terlambat datang ke sekolah akibat kemacetan.”

• Penulisan Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”

• Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Minta orang tua/wali Anda untuk menandatangani surat izin tersebut dan menuliskan nama lengkap mereka di bawah tanda tangan. Pastikan tanda tangan terlihat jelas dan mudah dibaca.

3. Contoh-Contoh Surat Izin Sekolah Berdasarkan Alasan

Berikut adalah beberapa contoh surat izin sekolah berdasarkan alasan yang berbeda:

• Contoh 1: Izin Sakit

  26 Oktober 2023

  Yth. Ibu/Bapak Wali Kelas X
  SMA Negeri 1 Jakarta
  Jl. Budi Utomo No. 7, Jakarta Pusat

  Dengan hormat,

  Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama: [Nama Lengkap Siswa]
  Kelas: X
  NIS: [Nomor Induk Siswa]

  Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 27 Oktober 2023 karena sakit demam. Saya telah memeriksakan diri ke dokter dan disarankan untuk istirahat di rumah.

  Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

  salam saya,

  [Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
  [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

• Contoh 2: Izin Acara Keluarga

  26 Oktober 2023

  Yth. Bapak Kepala Sekolah
  SMA Negeri 1 Jakarta
  Jl. Budi Utomo No. 7, Jakarta Pusat

  Dengan hormat,

  Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : [Nama Lengkap Siswa]
  Kelas: X
  NIS: [Nomor Induk Siswa]

  Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa saya tidak dapat hadir ke sekolah pada tanggal 28 Oktober 2023 karena harus menghadiri acara keluarga di luar kota.

  Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

  salam saya,

  [Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
  [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

• Contoh 3: Izin Mengikuti Lomba

  26 Oktober 2023

  Yth. Ibu/Bapak Wali Kelas X
  SMA Negeri 1 Jakarta
  Jl. Budi Utomo No. 7, Jakarta Pusat

  Dengan hormat,

  Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : [Nama Lengkap Siswa]
  Kelas: X
  NIS: [Nomor Induk Siswa]

  Dengan surat ini, saya izin tidak masuk sekolah pada tanggal 29 Oktober 2023 karena mengikuti lomba [Nama Lomba] yang diselenggarakan oleh [Nama Penyelenggara] Dari [Lokasi Lomba].

  Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

  salam saya,

  [Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
  [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

4. Tips Penting dalam Membuat Surat Izin Sekolah

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa informal atau slang. Gunakan bahasa yang baku dan sopan.

• Jelaskan Alasan dengan Jujur dan Spesifik: Jangan berbohong mengenai alasan ketidakhadiran. Jelaskan alasan secara detail agar pihak sekolah memahami situasi Anda.

• Pastikan Informasi Akurat: Periksa kembali semua informasi yang Anda tulis, termasuk nama, kelas, NIS, tanggal, dan alasan ketidakhadiran.

• Minta Bantuan Orang Tua/Wali: Mintalah bantuan orang tua/wali Anda untuk memeriksa dan menandatangani surat izin tersebut.

• Serahkan Surat Tepat Waktu: Serahkan surat izin kepada wali kelas atau pihak sekolah sebelum atau sesegera mungkin setelah ketidakhadiran.

• Simpan salinan surat itu: Simpan salinan izin tersebut sebagai bukti jika diperlukan di kemudian hari.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi dengan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran Anda dan bertanggung jawab atas ketertinggalan pelajaran.